Further processes in managing empirical research data

Information on data management as a component of ethical conduct in research

Research data management is a part of good scientific practice. It creates transparency and structure for the research process and thus minimises risk for individuals and society. Research data management is thus also part of the foundation of ethical conduct in research. For this reason, this section also contains information on data management in research. For the purpose of this collection of best practices, the data management cycle is summarised into three steps. Samples and templates of DFG (German Research Foundation), academic associations, and research data centres were also included here.

1. Planning the research project

What should be considered when planning a research project?

All stages of the research data cycle should be kept in mind already during the planning phase. Making research data available later might require far-reaching considerations to be made during the data collection process. It is only possible to ethically weigh and assess risks for participants, researchers, or possible harmful effects on society if you take into account the entire research process already during the planning phase. The following cross-disciplinary and discipline-specific information on research data management aim to provide assistance to do so.

Please see also the following information featured on this website:

Cross-disciplinary information on research data management, data research, checklists for the planning process

Good research data management facilitates transparent planning and documents the data storage, thus helping to minimise risks for participants in research projects.

Research data management at a glance

The following resources provide information on standards for data management:

Deutsche Forschungsgemeinschaft. (n.d.). Fachspezifische Empfehlungen zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
forschungsdaten.info. (n.d.). Ethische Aspekte im FDM, Ethik und gute wissenschaftliche Praxis, Themen, Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement. Universität Konstanz. Link
Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (2016). Forschungsdatenmanagement in den Sozial-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften: Orientierungshilfen für die Beantragung und Begutachtung datengenerierender und datennutzender Forschungsprojekte (Output Series, 5. Berufungsperiode No. 3). Berlin. doi: 10.17620/02671.7 Link
German Data Forum (RatSWD). (2019). Big data in social, behavioural, and economic sciences: Data access and research data management – Including an expert opinion on “Web scraping in independent academic research” (Output Series, 6. Berufungsperiode No. 4). Berlin. doi: 10.17620/02671.52 Link
UK Data Service. (n.d.). Research data management. Link

Data research

The following portals make possible searching for suitable repositories. Please keep later archiving in mind already during the planning of the project or think about how the data are to be made available for re-use. This must already be communicated in the informed consent documents. (See also informed consent documents)

GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften. (n.d.). gesisDataSearch: Search for social and economic research data across a diverse portfolio of data repositories and metadata services. Link
KonsortSWD & Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (n.d.). Alle Datenzentren: Zutrittsportal für die von RatSWD akkreditierten Datenzentren. Link
re3data.org Project Consortium. (n.d.). Registry of Research Data Repositories. Karlsruhe Institute of Technology. Link
FDZ Qualiservice; FDZ Bildung; FDZ Bildungs- und Organisationsdaten; FDZ für Hochschul- und Wissenschaftsforschung; Archiv für Gesprochenes Deutsch. QualidataNet – Data Sharing und Sekundärnutzung für qualitative Forschungsdaten: Unterstützung beim Archivieren und Teilen von qualitativen Daten in der Sozialforschung [In the making]. Link

Further repositories or archiving facilities may be provided by your research institutions. Please enquire about the possibilities at your institution.

Tools and checklists, FAQ

Deutsche Forschungsgemeinschaft. (2021, 21. December). Checkliste zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
Deutsche Forschungsgemeinschaft. (2022, 25. January). FAQ: Forschungsdaten. Link
forschungsdaten.info. (n.d.). Datenmanagementplan, Informieren und Planen, Themen, Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement. Universität Konstanz. Link
Angebot zur Erstellung von Datenmanagementplänen mit Tools zum Herunterladen: forschungsdaten.info. (n.d.). Ethische Aspekte im FDM, Ethik und gute wissenschaftliche Praxis, Themen, Forschungsdaten und Forschungsdatenmanagement. Universität Konstanz. Link
Nicolai, T., Kretzer, S. & Hollstein, B. (2021). QualiAnon [Computer software]. Universtität Bremen. Bremen. Qualidatanet. Link
Hinweis: Zur Nutzung des Tools ist eine Anmeldung per Mail unter qualianon@uni-bremen.de für das GitHub-Repository erforderlich. Githubadresse: Link

Information on data protection

See data protection for information on data protection.

Discipline-specific information on planning a research project

Many academic associations have developed their own recommendations for data management, which should be considered already during the planning process.

Please fold out

Deutsche Gesellschaft für Erziehungswissenschaft, Gesellschaft für empirische Bildungsforschung & GFD. (2020, 11. March). Empfehlungen zur Archivierung, Bereitstellung und Nachnutzung von Forschungsdaten im Kontext erziehungs- und bildungswissenschaftlicher sowie fachdidaktischer Forschung. Link
- Research data management plan, DGFE, GEBF & GFD. (2020, 11. March). Seq. 3.1, p. 3
- Research ethical considerations: Justified waiver of submitting data and own archiving, flow chart, documentation in the RDM plan, DGFE, GEBF & GFD. (2020, 11. March). Seq. 3.4, p. 18
- Datenerhebung und Datenaufbereitung: DGFE, GEBF & GFD. (2020, 11. March). Seq. 3.3, p. 10 ff.: Forschungsethische Beispiele Seq. 3.3, p. 12.
DFG – Fachkollegium 106 Sozial-, Kulturanthropologie, Außereuropäische Kulturen, Judaistik und Religionswissenschaften. (May 2019). Handreichung des Fachkollegiums 106 Sozial- und Kulturanthropologie, Außereuropäische Kulturen, Judaistik und Religionswissenschaft zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
DFG – Fachkollegium 111 “Sozialwissenschaften”. (2020). Stellungnahme des Fachkollegiums 111 Sozialwissenschaften“ zum Forschungsdatenmanagement in der Soziologie, der Politikwissenschaft und der Kommunikationswissenschaft. Link
DFG – Fachkollegium 112 “Wirtschaftswissenschaften”. (November 2018). Management von Forschungsdaten: Was erwartet das Fachkollegium 112 „Wirtschaftswissenschaften“ von Antragstellenden? Link
DGPs – Kommission “Open Science”. (2020, 26. June). Management und Bereitstellung von Forschungsdaten in der Psychologie: Überarbeitung der DGPs-Empfehlungen. Doi: 10.31234/osf.io/hcxtm, Link

2. Conducting the research project

Collecting, preparing, processing, documenting, and analysing data: The data management concept developed in the planning process should be based on cross-disciplinary and discipline-specific standards. Additionally, issues of data protection as well as pseudonymisation and anonymisation procedures are relevant.

Cross-disciplinary information on conducting research projects

Please fold out

Good research data management facilitates transparent planning and documents the data storage, thus helping to minimise risks for participants in research projects. The following resources provide information on standards for data management:

Deutsche Forschungsgemeinschaft. (n.d.). Fachspezifische Empfehlungen zum Umgang mit Forschungsdaten. Link.
Deutsche Forschungsgemeinschaft. (2021, 21. December). Checkliste zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
Ebel, T. & Meyermann, A. (2015). Hinweise zur Anonymisierung von quantitativen Daten: Version 1.0 (forschungsdaten bildung informiert Nr. 3). Frankfurt am Main. Link
European Commission. (2016). European Charter for Access to Research Infrastructures: Principles and Guidelines for Access and Related Services. Directorate-General for Research and Innovation Directorate B – Open Innovation and Open Science Unit B4 – Research Infrastructures. Link
Meyermann, A. & Porzelt, M. (2014). Hinweise zur Anonymisierung von qualitativen Daten: Version 1.0 (forschungsdaten bildung informiert No. 1). Link
Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (2016). Forschungsdatenmanagement in den Sozial-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften: Orientierungshilfen für die Beantragung und Begutachtung datengenerierender und datennutzender Forschungsprojekte (Output Series, 5. Berufungsperiode No. 3). Berlin. doi: 10.17620/02671.7 Link
Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (2020). Handreichung Datenschutz: 2. vollständig überarbeitete Auflage. Überarbeitet von Prof. Dr. Matthias Bäcker und Dr. Sebastian Golla in Zusammenarbeit mit dem RatSWD (Output Series, 6. Berufungsperiode No. 8). Berlin. Doi: 10.17620/02671.57 Link

Topic-specific and discipline-specific information on conducting a research project

Many academic associations have developed their own recommendations for data management, which should be considered already during the planning process.

Please fold out

German Data Forum (RatSWD). (2019). Big data in social, behavioural, and economic sciences: Data access and research data management – Including an expert opinion on “Web scraping in independent academic research” (Output Series, 6. Berufungsperiode No. 4). Berlin. doi: 10.17620/02671.52. Link
German Data Forum (RatSWD). (2020). Data collection using new information technology: Recommendations on data quality, data management, research ethics, and data protection (Output Series, 6. Berufungsperiode No. 6). Berlin. doi: 10.17620/02671.51. Link
Deutsche Gesellschaft für Erziehungswissenschaft, Gesellschaft für empirische Bildungsforschung & Gesellschaft für Fachdidaktik. (2020, 11. March). Empfehlungen zur Archivierung, Bereitstellung und Nachnutzung von Forschungsdaten im Kontext erziehungs- und bildungswissenschaftlicher sowie fachdidaktischer Forschung. Zur Durchführung eines Projekts: Punkt 3.3, p. 10 ff., Forschungsethische Beispiele, p. 12: Verfügbar unter Link
DFG – Fachkollegium 106 Sozial-, Kulturanthropologie, Außereuropäische Kulturen, Judaistik und Religionswissenschaften. (May 2019). Handreichung des Fachkollegiums 106 Sozial- und Kulturanthropologie, Außereuropäische Kulturen, Judaistik und Religionswissenschaft zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
DFG – Fachkollegium 111 “Sozialwissenschaften”. (2020). Stellungnahme des Fachkollegiums 111 Sozialwissenschaften“ zum Forschungsdatenmanagement in der Soziologie, der Politikwissenschaft und der Kommunikationswissenschaft. Link
DFG – Fachkollegium 112 “Wirtschaftswissenschaften”. (November 2018). Management von Forschungsdaten: Was erwartet das Fachkollegium 112 „Wirtschaftswissenschaften“ von Antragstellenden? Link
Deutsche Gesellschaft für Psychologie (DGPs) – Kommission “Open Science”. (2020, 26. June). Management und Bereitstellung von Forschungsdaten in der Psychologie: Überarbeitung der DGPs-Empfehlungen. Link

3. Post-processing and preparing research

Anonymising, publishing, archiving, re-using: The rules of good scientific practice must also be observed when archiving and re-using research data. They are a prerequisite for ensuring that research ethical standards can be met, and risks be minimised. Safe and transparent storage of data safeguards the basic civil liberties of participants, facilitates verifiability of research, and opens up the possibility of their re-use, because anonymisation of responses is guaranteed.

Cross-disciplinary standards for archiving, re-using, and publishing

When publishing research results and making them available in repositories and for secondary use, the terms of the informed consent documents that were used are definitive: Link to informed consent documents

Publication und management of research data

DataCite – International Data Citation Initiative e.V. (n.d.). Welcome to DataCite: Locate, identify, and cite research data with the leading global provider of DOIs for research data. Link
Deutsche Forschungsgemeinschaft. (2015). Umgang mit Forschungsdaten: DFG-Leitlinien zum Umgang mit Forschungsdaten. Link
Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (2016). Forschungsdatenmanagement in den Sozial-, Verhaltens- und Wirtschaftswissenschaften: Orientierungshilfen für die Beantragung und Begutachtung datengenerierender und datennutzender Forschungsprojekte (Output Series, 5. Berufungsperiode No. 3). Berlin. doi: 10.17620/02671.7, Link

Repositories for archiving research data

Please note that when publishing research results, making them available in repositories and secondary use, the conditions of the consent forms used are decisive. to consent forms. Here you will find overviews of repositories where you can archive your research data or make it available for secondary use. Please also enquire about the options provided by your research institutions.

KonsortSWD & Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten. (n.d.). Alle Datenzentren: Zutrittsportal für die von RatSWD akkreditierten Datenzentren. Link
GESIS – Leibniz-Institut für Sozialwissenschaften. (n.d.). gesisDataSearch: Search for social and economic research data across a diverse portfolio of data repositories and metadata services. Link
re3data.org Project Consortium. (n.d.). Registry of Research Data Repositories. Karlsruhe Institute of Technology. Link

Anonymisation

Bundesministerium für Wirtschaft und Energie & Smart Data. (n.d.). Leitfaden Anonymisierungstechniken. Link
Deutsche Gesellschaft für Medizinische Informatik und Epidemiologie e.V. (Eds.). (2018, 29. June). Arbeitshilfe zur Pseudonymisierung/Anonymisierung. Link
Ebel, T. & Meyermann, A. (2015). Hinweise zur Anonymisierung von quantitativen Daten: Version 1.0 (forschungsdaten bildung informiert No. 3). Frankfurt am Main. Link
Meyermann, A. & Porzelt, M. (2014). Hinweise zur Anonymisierung von qualitativen Daten: Version 1.0 (forschungsdaten bildung informiert No. 1). Link
Nicolai, T., Kretzer, S. & Hollstein, B. (2021). QualiAnon [Computer software]. Universtität Bremen. Bremen. Qualidatanet. Link . Note: To use the tool, registration by email at qualianon@uni-bremen.de for the GitHub.

Discipline- and method-specific standards for archiving, re-using, and publishing

Please fold out

Some academic associations have own recommendations on archiving, re-using, and publishing research data:

Deutsche Gesellschaft für Erziehungswissenschaft. (2017). Stellungnahme der DGfE zur Archivierung, Bereitstellung und Nachnutzung qualitativer Forschungsdaten in der Erziehungswissenschaft. Link
Deutsche Gesellschaft für Erziehungswissenschaft, Gesellschaft für empirische Bildungsforschung & Gesellschaft für Fachdidaktik. (2020, 11. March). Empfehlungen zur Archivierung, Bereitstellung und Nachnutzung von Forschungsdaten im Kontext erziehungs- und bildungswissenschaftlicher sowie fachdidaktischer Forschung. Link
Deutsche Gesellschaft für Sozial- und Kulturanthropologie. (2019). Positionspapier zum Umgang mit ethnologischen Forschungsdaten, Deutsche Gesellschaft für Sozial- und Kulturanthropologie (DGSKA). Link
Deutsche Gesellschaft für Volkskunde. (2018). Positionspapier zur Archivierung, Bereitstellung und Nachnutzung von Forschungsdaten. Link
Deutsche Gesellschaft für Psychologie (DGPs) – Kommission “Open Science”. (2020, 26. June). Management und Bereitstellung von Forschungsdaten in der Psychologie: Überarbeitung der DGPs-Empfehlungen.Publikation von Daten: Punkt 5.1, p. 10, Doi:10.31234/osf.io/hcxtm Link
Verband der Hochschullehrer für Betriebswirtschaft. (n.d.). Umgang mit Zeitschriften- und Personenrankings: Umgang mit Zeitschriften- und Personenrankings. Link
Verband der Hochschullehrer für Betriebswirtschaft. (2018, 2. October). Umgang mit Daten und Dokumentation des Forschungsprozesses. (u.a. Zurückziehen von Artikeln / Umgang mit Irrtümern) Link

Further method-specific information:

Bambey, D., Corti, L., Diepenbroek, M., Dunkel, W., Hanekop, H., Hollstein, B., Imeri, S., Knoblauch, H., Kretzer, S., Meier zu Verl, C., Meyer, C., Meyermann, A., Porzelt, M., Rittberger, M., Strübing, J., Unger, H. von & Wilke, R. (2018). Archivierung und Zugang zu Qualitativen Daten (RatSWD Working Paper 267/2018). Berlin. Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD). Link
Liebig, S., Gebel, T., Grenzer, M., Kreusch, J., Schuster, H., Tscherwinka, R. & Witzel, A. (2014). Datenschutzrechtliche Anforderungen bei der Generierung und Archivierung qualitativer Interviewdaten. Erarbeitet und verfasst von der Arbeitsgruppe Datenschutz und qualitative Sozialforschung (RatSWD Working Paper 238/2014). Berlin. Rat für Sozial- und Wirtschaftsdaten (RatSWD). Link [Please note the new requirements of the GDPR for this working paper!]

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