Monitoring
Zur kontinuierlichen Sicherstellung der Qualität ihrer Angebote nehmen alle akkreditierten FDZ jährlich an einem Monitoring durch den RatSWD teil.
Monitoring der FDZ
Im Rahmen des Monitorings werden von allen vom RatSWD vorläufig und vollständig akkreditierten FDZ rückwirkend Informationen für das vergangene Kalenderjahr erhoben. Das jährliche Berichtswesen ist ein Instrument zur Qualitätssicherung der gesamten Forschungsdateninfrastruktur des RatSWD und dient insbesondere dazu, die Einhaltung der Akkreditierungskriterien zu überwachen. Die Ergebnisse des Monitorings werden dem RatSWD zur Verfügung gestellt und können in aggregierter Form veröffentlicht werden, um die Leistungsfähigkeit und Bandbreite des Service- und Datenangebotes der FDZ transparent darzustellen.
Monitoringkommission
Zur fachkundigen Begleitung des Akkreditierungs- und Monitoring-Prozesses gibt es eine Monitoringkommission. Der FDI Ausschuss wählt die Monitoringkommission aus seinen Mitgliedern. Er bestimmt jeweils sechs Mitglieder für jede Berufungsperiode des RatSWD. Die beiden Vorsitzenden des RatSWD sind ständige Gäste der Monitoringkommission. Die Etablierung der Monitoringkommission wurde im Jahr 2016 vom RatSWD beschlossen.
Aufgaben der Monitoringkommission
- Begleitung der Akkreditierungsprozesse
- Vorbereitung und Durchführung des jährlichen Monitorings der akkreditierten FDZ
- Erstellung eines Berichts an den RatSWD, der Auskunft über die Einhaltung der Akkreditierungskriterien durch die akkreditierten FDZ sowie bei Bedarf über weitere Qualitätsmerkmale gibt
Die Monitoringkommission sichtet und prüft die Informationen aus den FDZ. Wenn im Rahmen des Monitorings deutlich wird, dass ein FDZ insbesondere bezüglich der Akkreditierungskriterien Defizite aufweist, wird das betroffene FDZ informiert und zu einer schriftlichen Stellungnahme aufgefordert. Kann die Nichterfüllung eines Kriteriums hinreichend begründet werden, endet das Verfahren. Kann die Nichterfüllung eines Kriteriums jedoch nicht hinreichend begründet werden, informiert die Monitoringkommission den RatSWD. Dieser kann eine Evaluation des entsprechenden FDZ in die Wege leiten.
Mitglieder der Monitoringkommission
- Dr. Benjamin Fuchs
Forschungsdatenzentrum im Kraftfahrt-Bundesamt (FDZ im KBA) - Dr. Tobias Gebel
Forschungsdatenzentrum Betriebs- und Organisationsdaten (FDZ-BO) - Dr. Sandra Gottschalk
ZEW-Forschungsdatenzentrum (ZEW-FDZ) - Dr. Laura Menze
Forschungsdatenzentrum der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (FDZ-BAuA) - Dana Müller (Vorsitz)
Forschungsdatenzentrum der Bundesagentur für Arbeit (BA) im Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (FDZ BA im IAB) - Dr. Pascal Siegers
Forschungsdatenzentrum ALLBUS bei GESIS (FDZ ALLBUS)
Ständige Gäste der Monitoringkommission
- Prof. Dr. Kerstin Schneider
Vorsitzende des RatSWD - Dr. Daniel Vorgrimler
Stellevertretender Vorsitzender des RatSWD
Evaluation
Bei Bedarf (z. B. bei Vorliegen eines ernsthaften Mangels im Datenangebot eines FDZ) setzt der RatSWD eine Evaluationskommission ein. Grundsätzlich setzt sich die Evaluationskommission aus Mitgliedern des RatSWD und des FDI Ausschusses zusammen und soll eine für den Einzelfall kompetente Beurteilung der Arbeit eines bestimmten FDZ sicherstellen. Im Bedarfsfall können auch weitere Personen die Kommission mit ihrer Expertise unterstützen. Personelle Überschneidungen zwischen der Monitoringkommission und der Evaluationskommission sind zu vermeiden. Befangene Personen dürfen nicht Mitglied der Evaluationskommission sein.
- Kommt eine vom RatSWD eingesetzte Evaluationskommission zu dem Ergebnis, dass das evaluierte FDZ die Defizite beheben kann, so spricht sie die Empfehlung aus, die Akkreditierung beizubehalten. Sofern die Mängel nach einer vereinbarten Frist beseitigt werden, bleibt das FDZ akkreditiert. Erfüllt das FDZ die Auflagen nicht, empfiehlt die Evaluationskommission dem RatSWD, dem FDZ die Akkreditierung zu entziehen.
- Kommt die vom RatSWD eingesetzte Evaluationskommission zu dem Ergebnis, dass das FDZ die Defizite faktisch nicht beseitigen kann oder dass keine Bereitschaft besteht, die Mängel zu beseitigen, endet das Verfahren mit der Empfehlung des Entzugs der Akkreditierung (Widerruf) an den RatSWD.
In allen Fällen verfasst die Evaluationskommission einen Kurzbericht für den RatSWD. Dieser entscheidet im Rahmen einer Sitzung über den Entzug der Akkreditierung beziehungsweise die Auflagen und Fristen zur Behebung der Defizite.
Das betroffene FDZ kann zu einem späteren Zeitpunkt eine erneute Akkreditierung durch den RatSWD beantragen, sofern die Mängel beseitigt worden sind.
Beschwerdestelle und Beschwerdeverfahren
Der RatSWD bietet Datennutzenden die Möglichkeit, bei Konflikten mit einem FDZ vermittelnd tätig zu werden. Vorzugsweise klären Datennutzende Probleme im direkten Austausch mit dem betroffenen FDZ. Grundsätzlich sollen die Beschwerdeführenden diesen Weg zur schnellen und effektiven Klärung eines Konflikts wählen. Erst wenn die Möglichkeiten zur bilateralen Problemlösung ausgeschöpft sind, kann der RatSWD als Vermittler eingeschaltet werden.
Beschwerdestelle
Datennutzende können über die Beschwerdestelle die Nichteinhaltung von Akkreditierungskriterien durch ein FDZ an den RatSWD adressieren. Sie können den RatSWD um Vermittlung bitten, wenn ein Konflikt im direkten Kontakt mit dem betroffenen FDZ nicht geklärt werden konnte.
Die Zuständigkeit der Beschwerdestelle beschränkt sich auf die Einhaltung der Akkreditierungskriterien des RatSWD. Konflikte in folgenden Bereichen können thematisiert werden:
- Antragsverfahren zum Datenzugang (z. B. unbegründete Verzögerungen bei der Bearbeitung)
- Datenangebot (z. B. eingeschränkter Datenzugang oder Datenverfügbarkeit, nicht ausreichende Datendokumentation oder Datenqualität)
- Beratung/Service zur Datennutzung (z. B. keine Kontaktmöglichkeit zum FDZ oder kein Zugang/Vorhandensein weitergehender Arbeitshilfen des FDZ)
Die Beschwerdestelle des RatSWD ist nicht zuständig für Beschwerden über
- grundsätzliche Anliegen zur Weiterentwicklung der Forschungsdateninfrastruktur oder
- die Praxis der FDZ hinsichtlich der Anerkennung als zugangsberechtigte Einrichtung für den Datenzugang.
Verfahrenswege bei Beschwerden
Geht bei der Beschwerdestelle des RatSWD eine schriftliche Beschwerde mit Bezug auf die Einhaltung der Akkreditierungskriterien durch ein FDZ ein, die nicht direkt zwischen den Beschwerdeführenden und dem FDZ ausgeräumt werden konnte, so wird der im Folgenden beschriebene Verfahrensweg eingeleitet:
Die Geschäftsstelle des RatSWD prüft die Zulässigkeit der Beschwerde. Eine Beschwerde ist zulässig, wenn sie auf dokumentierten Tatsachen basiert, die nachvollziehbar einen erheblichen Mangel für die Datennutzenden darstellen. Die Beschwerde muss die oben aufgeführten Bereiche berühren.
Bei positiver Zulässigkeitsprüfung bittet die Geschäftsstelle des RatSWD das betroffene FDZ um eine ausführliche Stellungnahme zum Sachverhalt. Die Beschwerde und die Stellungnahme des FDZ werden der Monitoringkommission zur weiteren Verfahrensentscheidung zugeleitet.
Erachtet die Monitoringkommission die Beschwerde als nicht relevant oder zeichnet sich eine anderweitige Lösung des Konflikts ab, endet das Verfahren. Das Ergebnis wird den Beschwerdeführenden und dem RatSWD schnellstmöglich mitgeteilt.
Bewertet die Monitoringkommission die Beschwerde als relevant und zeichnet sich keine anderweitige Lösung des Konflikts ab, entscheidet der RatSWD über die Durchführung eines Evaluationsverfahrens.
Erachtet der RatSWD ein Evaluationsverfahren als notwendig, setzt er eine Evaluationskommission ein (Abschnitt 3.2). Wird die Beschwerde durch die Evaluation bestätigt und stellt das FDZ (bzw. die Einrichtung, die das FDZ eingerichtet hat) keine Veränderung in Aussicht, kann der RatSWD über den Widerruf bzw. den Entzug der Akkreditierung des FDZ entscheiden.
