Akkreditierung durch den RatSWD

Für eine Akkreditierung durch den RatSWD müssen Forschungsdatenzentren (FDZ) fünf Pflichtkriterien erfüllen.

• P1) Das FDZ-Angebot muss sensible Daten beinhalten, die originär sind und einen erkennbaren Mehrwert für die vom RatSWD vertretenen Disziplinen bieten. Bereitstellung ausreichender Dokumentationen zu den Daten.
• P2) Das FDZ muss geeignete Vorkehrungen getroffen haben, um den Schutz und die Sicherheit der sensiblen Forschungsdaten unter bestmöglicher Berücksichtigung der Forschungsinteressen zu gewährleisten.
• P3) Das FDZ muss eine qualitätsgesicherte Aufbereitung und Dokumentation des Datenangebots inklusive eines Mindestmaßes an datenspezifischen Serviceleistungen sicherstellen.
• P4) Das FDZ muss über die institutionellen Voraussetzungen für ein operatives Geschäft verfügen.
• P5) Das FDZ muss zum Zeitpunkt der Antragstellung mindestens fünf Verträge o. Ä. mit externen Datennutzenden nachweisen können.

Außerdem wird die Erfüllung der nachfolgend aufgelisteten vier Sollkriterien von einem antragstellenden FDZ grundsätzlich erwartet.

• S1) Das FDZ soll die Gleichbehandlung von Forschenden bei der Nutzung und beim Zugang zu seinen Forschungsdaten sicherstellen.
• S2) Das FDZ soll selbstständige Forschungsaktivitäten nachweisen können, idealerweise auf Basis des eigenen Datenangebots.
• S3) Das FDZ soll das gemäß den Pflichtkriterien für Forschungszwecke bereitgestellte Datenangebot einer Einrichtung bündeln.
• S4) Das FDZ soll die von ihm bereitgestellten Daten über persistente Identifikatoren registrieren.

Ferner werden folgende ergänzende Informationen bei der Erstakkreditierung als Hinweise zur Beurteilung der Gesamtsituation eines antragstellenden FDZ abgefragt

• I1) Motivation zur Gründung des FDZ
• I2) Überschneidung und Abgrenzung zu anderen Einrichtungen der Forschungsdateninfrastruktur
• I3) Personalausstattung
• I4) Finanzierung
• I5) Aufnahme externer Forschungsdaten
• I6) Zeitraum nach Eingang des unterzeichneten Vertrags bis zur Bereitstellung der Forschungsdaten
• I7) Konzept für eine langfristige Verfügbarkeit der Forschungsdaten
• I8) Beratungsbedarf und Austausch

Wie sieht der formale Ablauf aus?

Beantragt eine Institution erstmals die Akkreditierung eines FDZ, stellt es dem FDI Ausschuss sein Datenangebot und seine bisherige (oder geplante) Arbeitsweise vor. Der FDI Ausschuss sichtet den Akkreditierungsantrag und spricht eine Empfehlung an den RatSWD zur Akkreditierungsentscheidung aus.

Hat das FDZ bereits ein operatives Geschäft aufgenommen und erfüllt die fünf Pflichtkriterien, kann eine Akkreditierung empfohlen werden.

Erfüllt das antragstellende FDZ die fünf Pflichtkriterien nicht, wird die Akkreditierung (vorerst) abgelehnt.

Ist das FDZ erst im Aufbau und hat sein operatives Geschäft noch nicht aufgenommen oder zeigen sich beim Antrag zur Erstakkreditierung Mängel in Bezug auf die Informationskriterien, kann eine befristete Akkreditierung empfohlen werden, die mit Auflagen verbunden ist.

Wie läuft ein Akkreditierungsantrag ab?

Ist eine Institution an der Akkreditierung eines FDZ durch den RatSWD interessiert, tritt sie in Kontakt mit der Geschäftsstelle des RatSWD, um über die grundlegende Eignung des FDZ für eine Akkreditierung zu beraten.

Im nächsten Schritt füllt die antragstellende Institution den Akkreditierungsfragebogen aus und reicht ihn gemeinsam mit weiteren Anlagen bei der Geschäftsstelle des RatSWD ein. Die übermittelten Unterlagen werden zur Sichtung und Prüfung an die Monitoringkommission gesendet.

Identifiziert die Monitoringkommission offene Punkte oder äußert grundlegende Bedenken über die Eignung des Akkreditierungsantrags, leitet die Geschäftsstelle des RatSWD die Rückmeldungen der Kommission an die antragstellende Institution weiter. Die antragstellende Einrichtung hat die Möglichkeit, die Akkreditierungsunterlagen zu ergänzen oder den Antrag zurückzuziehen.

Im nächsten Schritt stellt die antragstellende Institution das zu akkreditierende FDZ dem FDI Ausschuss im Rahmen einer Sitzung vor. Der FDI Ausschuss gibt auf Grundlage der Präsentation und anschließenden Diskussion eine Beschlussempfehlung über die Akkreditierung an den RatSWD ab, die von der Monitoringkommission vorbereitet wird. Der RatSWD stimmt dann in einer Sitzung über die Erteilung einer Akkreditierung ab. Die Geschäftsstelle des RatSWD informiert die antragstellende Institution sowie den FDI Ausschuss schnellstmöglich über die Entscheidung.

Sollte ein FDZ zum Zeitpunkt der Antragstellung nur die Pflichtkriterien P1 bis P3 einhalten und darüber hinaus alle weiteren Voraussetzungen erfüllen, kann es vorläufig akkreditiert werden. Die verbleibenden Pflichtkriterien P4 und P5 müssen innerhalb von 12 Monaten erfüllt sein, damit das FDZ die vollständige Akkreditierung erhält. Ansonsten erlischt die vorläufige Akkreditierung.

Ein weiterer Grund für eine vorläufige Akkreditierung kann (bei Erfüllung aller Pflichtkriterien) in der begründeten Nichterfüllung von Sollkriterien liegen, sofern ein FDZ nachvollziehbar darlegt, dass es die fraglichen Kriterien nachträglich erfüllen kann.

Eine vorläufige Akkreditierung kann einmalig um 12 Monate verlängert werden, sofern das FDZ begründet darlegen kann, weshalb die fehlenden Kriterien noch nicht erfüllt sind, und ein schlüssiges Konzept vorlegt, wie es die Erfüllung zukünftig sicherstellen wird.

Sobald die noch fehlenden Kriterien innerhalb der vereinbarten Frist erfüllt sind, informiert das vorläufig akkreditierte FDZ die Geschäftsstelle des RatSWD und stellt geeignete Nachweise zur Verfügung. Zusätzlich aktualisiert es Informationen zum FDZ im Akkreditierungsfragebogen. Die Monitoringkommission prüft den Antrag und verfasst anschließend eine Stellungnahme für den RatSWD. Der RatSWD entscheidet im Rahmen einer Sitzung über die vollständige Akkreditierung.